【例文あり】採用面接の案内メールの書き方｜件名・テンプレート・注意点まとめ | 求人広告代理店のリクエストエージェント

採用面接の案内メールの書き方に悩んでいませんか？

面接案内メールは、単なる日程連絡ではなく、応募者にとって企業の第一印象を決める重要なコミュニケーションです。内容が不十分だと「場所が分からない」「連絡先が不明」「当日の流れが不透明」といった不安につながり、面接辞退や志望度低下の原因にもなります。

本記事では、採用担当者が押さえておくべき面接案内メールの基本構成から、すぐに使える例文テンプレート、件名の付け方、注意点までを網羅的に解説します。新卒・中途採用を問わず活用できる実践的な内容となっていますので、ぜひ参考にしてください。

面接案内メールの書き方（基本構成）

面接案内メールは、応募者が迷わず来社できる状態をつくることが目的です。最低限、以下の要素は必ず記載しましょう。

• 面接日時（候補・確定）
• 面接場所（住所・アクセス・地図）
• 当日の流れ・面接担当者
• 持ち物
• 緊急連絡先

情報が不足していると応募者の不安が増し、面接辞退や遅刻といったトラブルにつながる可能性があります。

説明不足の会社も多い通知メール

面接案内メールの内容が不十分な企業は、意外と少なくありません。

「ビルの入口が閉まっていて入れなかった」「裏口が分からず迷ってしまった」「住所を頼りに行ったが会社が見つからない」「担当者の連絡先が分からず緊急時に確認できなかった」など、初めて訪れる企業だからこそ、些細な不備が大きな不安やストレスにつながります。

こうした体験は応募者の志望度低下や面接辞退にも直結します。面接案内メールは案内ではなく体験設計の一部として捉えることが重要です。

メールタイトル例（件名の付け方）

面接案内メールの件名は、応募者が一目で内容を理解できることが重要です。会社名と「面接のご案内」を明記することで、開封率の向上にもつながります。

• ●●様　面接のご案内／●●株式会社
• 個別面接のご案内
• 採用面接の件
• 採用面接のお知らせ
• 採用面接に関するご案内

面接案内のテンプレート1（日時調整型）

〇〇様

株式会社〇〇　人事担当の〇〇です。
この度は弊社にご応募頂きまして、誠にありがとうございます。

書類選考の結果、ぜひ面接にお越し頂きたいと思っております。
下記日程よりご都合の良い日時をご連絡ください。

【面接日時】
・6/11（土）10時、14時、18時
・6/12（日）10時、14時、18時

上記でご都合良い日時をメールまたはお電話にてご連絡ください。
※ご都合の良い日時が複数あれば全てお知らせください。

【面接場所】
株式会社リクエストエージェント本社
東京都渋谷区代々木1-1-1　代々木ビル15Ｆ
交通／地下鉄大江戸線「代々木駅」A1番出口から徒歩1分。
地図／http://www.xxxxxxxxxx.co.jp/map/
※19時以降のお越しになる場合は一度ビル前からご連絡ください。

【受付】
受付の内線電話より「内線0000」から「人事○○」宛にご連絡ください。
※当日の緊急連絡先／080-0000-0000

【所要時間】
面接1時間
※当日は、営業課長〇〇と人事部長〇〇との面接予定です。

【持ち物】
筆記具、履歴書、職務経歴書
お手数ですがご返信お待ちしております。
よろしくお願い致します。

*************************
署名
*************************

面接案内のテンプレート2（日時確定型）

〇〇様

〇〇株式会社（人事部/〇〇）の〇〇と申します。

採用面接の件でメールさせていただきました。
この度は当社の採用面接へエントリーいただき、心より感謝申し上げます。

早速ですが、〇〇様の採用試験を下記のとおり
実施させて頂きますので、メールいたしました。

■採用試験のご案内
1.日時
Ο月Ο日（Ο）　Ο時Ο分

2.面接住所
〇〇株式会社　本社ビル10階

住所：東京都渋谷区代々木1-1-1
地図：http://www.xxxxxxxxxx.co.jp/map/

3.面接
例）今回は人事担当による一次面接となります。
例）今回は弊社役員による最終面接となります。

4.問い合わせ先担当者
人事部：鈴木太郎（内線000）
Mail：xxxxx@xxx.co.jp

例）なお、面接日程に不都合がありましたら
私までメールをいただければ再調整させて頂きます。

例）なお、この日程でのご都合がつかない場合はお手数ですが
お早めにその旨ご連絡をいただきますようお願いいたします。

面接案内メールでよくあるNG例

面接案内メールでありがちな失敗として、以下のようなケースが挙げられます。

• 場所の説明が不十分（ビル名・入口・受付方法が不明）
• 緊急連絡先の記載がない
• 持ち物や所要時間が書かれていない
• 件名が分かりにくくメールが埋もれる

こうした小さな不備が、応募者の不信感や辞退につながるため注意が必要です。

面接辞退を防ぐためのポイント

面接案内メールは、単なる事務連絡ではなく応募者体験を設計するツールです。

特に以下の3点を意識することで、辞退率の低下につながります。

• 不安を先回りして潰す（アクセス・流れ・連絡先）
• 応募者の手間を減らす（情報の一括提示）
• 丁寧な言葉遣いで信頼感を与える

まとめ

面接案内メールは、単なる日程調整の連絡ではなく、応募者に対する「企業の第一印象」を左右する重要なコミュニケーションです。

日時の提示だけでなく、面接場所の詳細や当日の流れ、注意事項、緊急連絡先まで丁寧に伝えることで、応募者の不安を減らし、面接辞退やトラブルの防止につながります。

本記事のテンプレートやポイントを参考に、自社の採用フローに合わせて最適な案内メールを作成し、応募者にとってストレスのない選考体験を提供していきましょう。

                       

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