一般事務の応募条件エクセルスキルの書き方と記載のコツ

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2019/09/01

一般事務の求人では、Excel（表計算ソフト）のスキルがほぼ必須とされています。しかし、そのスキル要件の書き方を誤ると、思わぬ採用ミスやミスマッチを招くことも。

この記事では、一般事務採用におけるExcelスキルの適切な伝え方と注意点を詳しく解説します。

一般事務とエクセルの関係性

求人募集の求める人物像で「基本的なPCスキル必須」「Word ・Excel基本操作ができる方」という言葉を見た人も多いかと思います。

Excelスキルは特にIT系の会社や、売上管理や請求書管理など様々な数字の管理が求められるオフィス職（一般事務・営業事務・経理事務）といった職種に求められる能力です。

「Excel基本操作ができる方」と書いても基本操作の定義がどこにあるかが不明な会社が多いです。これだけだと《数字を入力したことがある》ぐらいの人物からも応募されます。

エクセルの基本操作の定義は具体的に書くべきです。

採用後に「セルの結合とはなんですか？書式設定とはなんですか？」と言われてしまい困ってしまった会社もあります。主観に左右されてしまうような記述はできるだけ避けたほうが無難です。「これぐらい皆知っているだろ」と思わないようにしましょう。

意識が高い会社は「パソコンスキル（VLOOKUP等の関数の知識）必須」と書きます。実際に業務で使うことになる関数やピボットテーブルの有無を書くことによってミスマッチを防止することができます。

基本的な関数は10種類くらいです。四則演算(加算・減算・乗算・除算)、SUM関数、AVERAGE関数、COUNTIF関数、LOOKUP関数、IF関数ができていれば問題ないとする企業が多いです。

Excelスキルがあると言ってもピンキリです。

VLOOKUPが使えますという人も熟練度によって「とりあえず条件式を理解している人」から「全体を把握して改善できる人」まで幅広いです。関数を理解しているといっても複雑な集計ができない人はいますので注意してください。

最新の関数は476種類ありますが、これを全部覚える必要はないと思います。重要なのは条件式を覚えていることではなく「なにができるかを知っていること」だと思っています。

例えば「条件式は忘れてしまったけど、これは関数で解決できますね」と考えられる思考回路さえあれば、あとはググれば一発でわかります。

実際の業務で使用しない知識を求めるのは意味がないと思いますが、やたら様々な知識を面接で確認しようとする企業がいます。

エクセルが出来る人とは、条件式を完璧に覚えている人ではなく、エクセルで効率化が出来る人を意味すると思います。ただ採用では「条件式を覚えている人」を求めている企業が多いです。

この場合、教科書で勉強しただけの人間が合格しやすく、何年間もエクセルを使いこなしている実戦派の人間が不合格になりやすいです。

これまで不必要に難しい条件式を書く人がいたり、運用を無視した関数を含めたエクセル関数を使う人もいました。簡単にいうと汎用性がない使い方です。

例えば将来的に部署が増減したり、商品数が増減したりすることを考慮していないため、どこかを変更すると様々な部分に誤差が生じるような作り込みをしているエクセルシートを見てきました。

一般事務の採用において採用枠１名に対して３０名以上の応募数が集まることも普通にあります。そのため応募を増やすこともよりも、応募を減らすことが必要な場合があります。

応募者全員が求める人物像に当てはまっていればいいのですが、必須スキルが曖昧だとミスマッチも生まれてしまい無駄な応募者が激増します。

応募者にとっても企業にとっても無駄。ウンコみたいな相手を相手にするのは大変ですよね。

無駄な応募を減らすためにもただし、実質的な求めるラインをクリアしているのは５名程度の場合もあります。他の３５名の応募者対応は面倒ですよね。求める人物像をはっきりさせておきましょう。

こうしたスキル要件を事前に明確にせず、面接でも十分に確認しなかった場合、入社後に「業務が進まない」「想定よりスキルが低い」といった問題が起きても、最終的には雇用側の責任となりかねません。

ミスマッチを防ぐためにも、Excelスキルの定義や期待値をあらかじめ具体的に伝えておくことが重要です。

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