求人広告の自動返信メールの考え方と使い方 | 求人広告代理店のリクエストエージェント

ほとんどの転職サイトやバイト求人情報サイトには自動返信メールが機能として存在しています。自動返信メールとは応募者に自動で送られる「あなたが応募したのはこの会社の、この求人ですよ」といった確認メール（応募完了メール）です。

アマゾンや楽天など通販サイトで購入した際に注文確認メールが届くかと思いますが、それと同じような機能です。応募日時や氏名や電話番号などの応募情報が記載されており、本人確認ならびに企業確認にも活用することが出来ます。

自動返信メールですが、いくつかの求人情報サイトでは企業側がコメントを挿入できる機能が備わっており利用している企業もいると思いますが、弊社では応募者の方は自動返信メールを真剣に見ないので過度に期待しないようにと伝えています。

例えば選考の重要な連絡について自動返信メールに含めることはおススメしていません。よくある失敗事例として「選考日程はコチラの日程から選んで〇〇宛に返信してください」という文章を含めた企業がいました。

自動返信メールがあるため改めて選考の案内メールを送らないでいた企業の面接予約率は…ヒドイ結果だったそうです。おそらく応募者は「いつになったら選考の案内が来るんだろうか？」と待っていたのではないでしょうか。確かに便利な機能ですが、こうしたことも起こりえます。

個人的意見ですが、注文確認メールなど「注文がしっかりできている」とメールが届いていることは確認しても、金額や品物まで内容をメールで改めて確認することはありません。見ても流し読み程度です。

月間５０件以上の応募が集まるような企業の場合、日程調整メールを送るだけでも結構な時間がかかります。最低でも日程を伝えるメールと確定のメールで２回送ると考えても１００回送らなければいけません。効率化のため自動返信メールに頼りたくなる気持ちは痛いほど理解できます。

しかし、せっかく費用をかけて求人広告を掲載しているのに担当者がサボったせいで繋がる求職者も繋がらなくなるのは避けなければいけません。大変なのは承知していますが、ここはサボらず応募者に案内メールを個別に送るべきです。

機能の活用方法として「応募ありがとうございます。担当者が確認次第、折り返しご連絡しますのでいましばらくお待ちください」「履歴書と職務経歴書を準備してお待ちください」「面接の候補日をいくつか用意してお待ちください」など見てほしいけれども、最悪見ていなくても問題ないような内容を推奨しています。

他にも会社ホームページを記載したり、担当者の連絡先を記載したりするのもおススメです。面接前に一度ホームページを見てくれるように促せますし、道に迷った際の連絡先を伝えておく手段として有効です。

理想は応募確認メールとは別に個別で案内メールが自動送信できる機能があれば最高に嬉しいのですが、そこまで対応できている求人情報サイトはありません。（あったらコッソリ教えてください）

当社では採用に困っていてしっかり個別に案内メールを送ることに時間を惜しまない企業様からのご連絡をお待ちしております。

                       

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